Quem, quando e como homologar?
A homologação de fornecedor é um requisito que recentemente passou a ser auditado com maior rigor pelos órgãos reguladores e certificadores, mas muitas empresas ainda têm dúvidas sobre quais fornecedores devem ser homologados e quais documentos exigir para a homologação, já que, para uma empresa desenvolver suas atividades, diversos tipos de serviços e materiais são necessário, desde a compra da mais simples caneta até a aquisição de um equipamento de medição de fuga de corrente.
No processo ideal, a homologação deve ser realizada, prioritariamente, antes da aquisição de um produto ou serviço, porém, nem toda a aquisição necessita da prévia homologação, dessa forma, conhecer quais são seus fornecedores e o que sua empresa compra deles é fundamental, uma vez que o mesmo fornecedor pode ter um amplo portfólio de produtos, mas prover para sua empresa apenas um tipo de produto ou serviço e são essas informações que orientarão à área da Qualidade quem homologar e como homologar.
Sendo assim, o primeiro passo para o correto controle das aquisições da empresa é a elaboração de uma matriz de fornecedores, contendo informações como o nome do fornecedor e qual material ou serviço é fornecido. Normalmente essa matriz é um anexo do procedimento de Compras ou Homologação de Fornecedor. Uma dica é que essa matriz seja periodicamente atualizada (a atualização trimestral é bem aceita por auditores) em virtude da possibilidade de troca ou adição de novos fornecedores, produtos ou serviços.
O segundo passo é determinar a criticidade do material ou serviço fornecido e, para isso, uma análise de risco deve ser conduzida e registrada. As matérias primas, materiais e equipamentos de suporte à produção de um produto é realizada ainda em fase de projeto (esse tema é bem extenso e pretendo tratá-lo em outro post) e uma ferramenta muito utilizada é a FMEA, quando cada componente do produto é analisado e as características para seu fornecimento determinadas. Essa ferramenta também pode ser utilizada, em uma versão mais simplificada, para análise de criticidade dos fornecedores em geral da empresa. Não há exigência de fazer essa análise para materiais de escritório ou fornecedores similares sem criticidade, já que a gestão da qualidade objetiva tornar os processos mais seguros e eficientes e não gerar mais entraves e, durante auditoria de certificação, a eficiência de seu sistema também é avaliada, sendo assim, basta que a informação de dispensa de homologação esteja inserida na matriz de fornecedores ou procedimento correspondente, indicando qual fornecedor, o tipo de produto fornecido e justificativa da dispensa de homologação. Também deve ser considerado o fornecimento de materiais de limpeza, sendo necessária uma descrição dos produtos que devem ser usados para limpar o ambiente fabril, uma vez que estes podem contaminar os produtos em fabricação.
O terceiro passo é definir, com base nas análises, qual documentação é necessária para homologação do fornecedor, um exemplo é a prestação de serviço para recolhimento e descarte de resíduo perigoso, neste caso, deve ser verificada a capacidade de fornecimento do serviço através de evidência que a empresa possui as autorizações exigidas para a execução do trabalho e protocolos que comprovem o descarte. Outro exemplo é a aquisição de componente fabricado em aço L316 numa determinada dimensão, na qual a homologação do fornecedor consistirá na solicitação de amostra do produto, a fim de testar sua qualidade e, após aprovação da amostra, exigir que o fornecedor envie o laudo de composição do aço, atestando sua especificação. Certificação, alvará de funcionamento, laudo de qualidade, entre outros, são documentos comumente exigidos para a homologação do fornecedor.
O quarto passo é determinar a periodicidade que os fornecedores devem ser revalidados. É importante explicar que, em caso de fornecedores com alta criticidade, o envio de amostras, laudos e outra documentação pode ser exigido à cada compra, porém, em casos não tão críticos ou se tratando de documentação ligada ao funcionamento da empresa, esses podem ser solicitados apenas durante a homologação inicial e, posteriormente, na revalidação do fornecedor. Uma periodicidade normalmente praticada é a revalidação à cada ano. Também é muito importante considerar a qualidade do fornecimento e se o fornecedor é gerador de não conformidades, mas isso é tema para um próximo post em que tratarei de não conformidades e ações corretivas!
Para aqueles que estão iniciando sua jornada no mundo regulatório, espero ter contribuído para a desmistificação desse tema, e para meus colegas com muitas milhas já percorridas, ficarei eu satisfeita com suas contribuições e experiência.
Até breve!
Interessante!