Muito planejamento para pouca ação?
Um dia, conversando com um colega da área de marketing sobre projetos, eis que ele me conta: Estávamos lá na reunião, quando comecei a falar quais ferramentas deveríamos utilizar para elaborar o escopo do projeto e ele (o diretor da empresa) disse: “Pra mim isso aí é muito planejamento e pouca ação”. Será?
Essa postura reflete um dado bem conhecido, divulgado pelo Núcleo de Infraestrutura e Logística da Fundação Dom Cabral, que compara o tempo do projeto dispensado apenas ao escopo, no Japão cerca de 40%, já no Brasil.... apenas 20%. Não me admira termos tanta dificuldade em lançar produtos novos, a falta de planejamento atrasa ou até impede que isso aconteça. É triste.
Existem ótimas ferramentas que garantem maior assertividade e precisão na hora de apresentar os custos e tempo do projeto, duas que eu uso bastante é o CPM e o WBS.
O CPM (Critical Path Method), ou Caminho Crítico do Projeto, para os mais rústicos, consiste em, após a definição das atividades macro e mais importantes do projeto, utilizar a ferramenta para traçar a correlação entre às atividades, determinar o tempo de entrega de cada atividade, e do projeto, incluindo a variável, em caso de atraso, e quais atividades são críticas para não atrasar a entrega do projeto em sua totalidade. Isso não é “achismo” não, a ferramenta realmente consegue estabelecer tudo isso, é só você entender como ela funciona e aplicar! Inclusive, é uma das ferramentas que eu utilizo para criar os KPI’s de produtividade do projeto. Vale a pena pesquisar sobre o CPM.
Para projetos mais extensos, que envolvam muitas áreas ou que será conduzido por um time com pouca experiência, indico a queridinha WBS (Work Breakdown Structure), ou Estrutura Analítica do Projeto. Essa ferramenta, assim como o CPM , é super visual, muitas empresas imprimem em escala grande e fixam nas áreas envolvidas no Projeto (endomarketing é muito importante para o engajamento no projeto, mas conversaremos sobre isso outra hora). A WBS serve para identificar todas as áreas e micro atividades para que a entrega macro aconteça. Não entendeu? Assista o vídeo do Ricardo Vargas, só digo isso.
O tempo dedicado ao escopo do projeto é, literalmente, tempo dedicado, e não perdido.
Eu não me arrisco a assumir projeto sem escopo, e você?
Até breve!
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