Saindo do papel com o Sistema de gestão da Qualidade Eletrônico (eSGQ)
Quando pensamos na evolução de um Sistema de Gestão da Qualidade, passar seus controles e documentos do formato físico para eletrônico se torna natural, pois agiliza os processos e torna os controles mais seguros e dinâmicos, mas alguns cuidados devem ser tomados para que essa modernização tenha sucesso.
Recentemente escutei um podcast sobre os desafios da implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade Eletrônico e gostaria de dividir com vocês os 3 principais passos desse desafio.
É importante salientar que, antes de qualquer mudança ser iniciada, deve-se documentar as alterações em um Relatório de Melhoria Contínua ou Plano de Gerenciamento de Mudanças, no qual todo o escopo do projeto é anexado, os processos em alteração e as fases de testes registradas, pois em caso de auditoria, podemos comprovar o motivo por que alguns processos são executados diferentemente do que está previsto no procedimento operacional padrão, além de prover melhor controle sobre as alterações e ser requisito normativo (controle de mudanças).
O primeiro passo foi avaliar se o SGQ tinha maturidade suficiente e se a cultura da qualidade já estava bem estabelecida dentro da empresa, com isso determinamos que era o momento certo de iniciar as alterações necessárias dentro do SGQ e a primeira área envolvida foi o TI, que tem papel fundamental na criação dos controles de acessos e validação do sistema. Analisar o SGQ dessa forma, em relação ao grau de maturidade e disseminação da cultura da qualidade, foi fundamental para a tomada de decisão, pois sem o engajamento dos colaboradores não seria possível a migração do SGQ, já que durante algumas fases da migração certos controles precisaram ser executados em duplicidade, para que não perdêssemos a conformidade do que estava sendo realizado.
O próximo passo foi decidir, junto com a alta gestão, quais processos e controles seriam migrados para o meio eletrônico. Fazer a migração do sistema completo não é indicado, pois manter a conformidade dos processos é a prioridade e muitas alterações, ocorrendo ao mesmo tempo, podem contribuir para o descontrole do sistema. Dessa forma, determinamos que os procedimentos de responsabilidade da área da Qualidade seriam os primeiros a serem alterados, já que foi a própria Qualidade a responsável pelo projeto, e seria mais fácil controlar as mudanças e identificar as necessidades normativas de cada etapa.
Criados os novos mecanismos eletrônicos, identificamos os colaboradores mais engajados e motivados com a mudança para testar os processos e apontar falhas e melhorias no sistema.
Após os testes, os processos foram validados e colocados em vigor.
O sucesso foi tanto que, num período de 2 anos, outras áreas e processos foram alterados para o formato eletrônico, já que todos puderam vivenciar os benefícios do eSGQ e, com isso, o engajamento para conduzir as mudanças foi maior e os resultados apareceram mais rapidamente.
O mundo está mudando e, é imprescindível mudarmos com ele. Atualmente existem diversas ferramentas de controle e acompanhamento de atividades de forma digital que podem, e devem, ser utilizadas dentro do Sistema de Gestão da Qualidade.
E sobre o podcast que me motivou a escrever esse post, vou deixar o link no final do texto para vocês escutarem. Aliás, meus colegas da Medical Device Made Easy produzem conteúdo muito relevante e interessante na área da qualidade de dispositivos médicos, vale a pena acompanhar!
Até breve!
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